보통 업무일지, 워크로그는 일을 처음 배우는 신입사원들이 작성하는 것으로 많이 사용합니다. 그러나 사실 워크로그는 타 부서, 대외 업무를 하는 주임, 대리급에게 가장 필요하다고 생각됩니다. 업무를 배우는 게 아니라 책임소재를 면하기 위한 기록이 반드시 필요하기 때문입니다.
업무일지, 워크로그(Work log)란?
업무 진행에 따른 내용을 기입하는 워크로그, 업무일지는 업무를 정리하는 역할을 하고 향후일정을 기록, 최종 완료시까지 진행한 업무의 내용을 기입하게 됩니다. 업무일지를 쓰기 위해서는 중간중간 메모가 필수적이고, 메모를 하면서 업무에 더 몰입하고 '깜빡함'으로 인해 놓치는 일들을 방지하며 거시적인 시각을 갖게 하여 업무의 완성도를 높이게 됩니다.
업무일지의 장단점
업무일지는 쓰기만 하면 장점이 가득합니다.
업무 효율 상승/ 업무 완성도 상승/ 보고서 작성시 참고자료로 활용/ 업무시간 단축/ 거시적 업무관점 등등...
그런데 치명적 단점이 있습니다.
불편하고 귀찮다...
많은 분들이 업무일지의 필요성과 장점을 알지만, 쓰지 않습니다. 왜냐하면 어느 정도 업무에 익숙해지면 계획표는 쓸지언정, 내가 처리한 업무를 기록하는 것은 정말 귀찮기 때문입니다.
따라서 업무를 1년만 넘게 해도, 필수적으로 검사 또는 결재를 받는 상황이 아니라면 업무일지를 쓰지 않고, 쓰더라도 몰아서 한 번에 쓰는 경우가 많습니다. 이러면 오히려 업무일지를 쓰기 위해 지난 업무과정에 대한 기억을 쥐어짜면서 쓸데없는 시간을 사용하는 비효율이 발생하기도 합니다.
업무일지의 필요성
그럼에도 불구하고 업무일지가 필요할 때가 있습니다. 바로 타팀과 협력하거나, 대관업무를 진행하게 될 경우입니다.
평범하고 쉬운 업무라면 상관이 없지만 책임소재가 불분명하고, 아 다르고 어 다를 수 있는 일에 대해서는 가능한 업무일지를 기록해야 합니다. 또한 업무의 주도권이 계속해서 변경될 때도 기입해야 합니다.
물론 모든 내용을 문서로 남기거나 녹음을 하면 좋겠지만, 그렇게까지 업무를 진행하긴 힘들 수 있습니다. 그럴 때 간략한 업무일지로 관련된 내용을 남겨두면 좋습니다.
즉 우리가 업무일지를 기입하는 이유는 나 자신을 방어하기 위해서입니다. 기록을 남겨두고 안 남겨두고는 향후 억울한 일이 발생하거나 문제가 생길 때에도 큰 차이가 있습니다.
업무일지 양식
보통 업무일지는 이런 양식에, 빼곡하게 적습니다.
하지만 이렇게까지 하면 업무일지 기입 자체가 업무가 됩니다. 그리고 이렇게 쓰는건 별 도움이 안 됩니다.
제가 추천하는 방식은 아래와 같은 양식입니다.
간단하게 업무명, 날짜, 관련 담당자, 업무내용(요청사항 및 확인, 처리현황) 등을 기입합니다.
위 양식을 첨부드립니다.
업무기록에 대해
사실 업무로그는 쓰면 좋지만, 귀찮고 안 써도 상관없긴 합니다.
그러나 위에서 말했듯이 책임소재가 불분명하거나, 나에게 똥물(...)이 튈 수 있는 팀 프로젝트에 참여했을 때 틈틈이 잘 기입을 해둬야 합니다.
특히 상대가 약속을 잘 안 지키거나 업무적으로 협조가 덜 될 때 더더욱 기록해야 합니다.
기록을 남겨두고 안 남겨두고는 천지차이입니다. 나중에 상대가 우겨도 내가 더 자신 있게 해치울 수 있습니다.
대기업에서는 이런 일이 없는지 잘 모르겠습니다. 하지만 중소기업일수록, 사람들이 매너리즘에 빠져있을수록 이런 일은 더 많이 발생합니다.
여러분 모두 쉽게 쉽게 일하시기 바랍니다. 감사합니다!
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